Cấp cứu:0901793122
English
Bệnh viện đa khoa Quốc Tế Thucuc | Hệ thống y tế TCI Hospital
Chăm sóc sức khoẻ trọn đời cho bạn
Tổng đài1900558892
Điều cần biết về hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Điều cần biết về hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Chia sẻ:

Khám sức khỏe định kỳ là hoạt động bắt buộc mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo an toàn lao động và sức khỏe cho nhân viên. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa hiểu rõ hồ sơ khám sức khỏe định kỳ gồm những gì và cần chuẩn bị ra sao để hợp lệ. Vậy khi tiến hành khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý những gì trong quá trình chuẩn bị hồ sơ?

1. Khái quát chung về hồ sơ khám sức khỏe định kỳ

1.1. Khái niệm và vai trò của hồ sơ khám sức khỏe định kỳ

Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ là bộ tài liệu ghi nhận kết quả kiểm tra sức khỏe của người lao động theo chu kỳ nhất định. Hồ sơ này phản ánh tình trạng thể chất, bệnh lý tiềm ẩn và những thay đổi sức khỏe qua từng năm. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp quản lý sức khỏe nhân viên, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật.

1.2. Thành phần trong hồ sơ khám sức khỏe định kỳ có gì?

Một hồ sơ khám sức khỏe định kỳ hợp lệ bao gồm phiếu khám, kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và nhận xét bác sĩ. Ngoài ra còn có danh mục tầm soát bệnh nghề nghiệp, báo cáo tổng hợp sức khỏe tập thể và hồ sơ lưu trữ điện tử. Tất cả tài liệu này cần được xác nhận bằng chữ ký bác sĩ và con dấu hợp pháp của cơ sở y tế.

1.3. Ý nghĩa pháp lý với doanh nghiệp

Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ là chứng từ bắt buộc theo quy định tại Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Thông tư 32/2023/TT-BYT. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ, quản lý và xuất trình hồ sơ khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra. Đây cũng là bằng chứng pháp lý thể hiện sự tuân thủ nghĩa vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe người lao động.

hồ sơ khám sức khỏe định kỳ
Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ là chứng từ bắt buộc theo quy định tại Luật An toàn

2. Hồ sơ khám định kỳ gồm những giấy tờ nào?

2.1. Phiếu khám tổng quát

Phiếu khám tổng quát là tài liệu chính ghi nhận thông tin cá nhân, tiền sử bệnh và kết quả khám lâm sàng của nhân viên. Nội dung bao gồm chiều cao, cân nặng, huyết áp, tim mạch, gan, thận, mắt, tai mũi họng và răng hàm mặt. Phiếu này cần có chữ ký xác nhận của bác sĩ và dấu mộc của cơ sở y tế thực hiện khám.

2.2. Kết quả khám

Phần này tổng hợp kết quả xét nghiệm máu, nước tiểu, X-quang, siêu âm, điện tim hoặc các kiểm tra chuyên khoa khác. Tùy đặc thù công việc, hồ sơ có thể kèm theo tầm soát bệnh nghề nghiệp hoặc xét nghiệm độc chất lao động. Kết quả giúp bác sĩ đánh giá toàn diện thể trạng nhân viên, từ đó đưa ra khuyến nghị điều trị hoặc theo dõi.

2.3. Danh sách và báo cáo nhân viên

Doanh nghiệp cần lưu danh sách nhân viên tham gia khám, kèm báo cáo tổng hợp tình trạng sức khỏe theo từng bộ phận. Báo cáo này được bệnh viện cung cấp, giúp phòng nhân sự theo dõi tỷ lệ bệnh lý, chỉ số nguy cơ và đề xuất can thiệp. Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ doanh nghiệp, phục vụ kiểm tra, lưu trữ và đánh giá sức khỏe tập thể hàng năm.

Doanh nghiệp cần lưu danh sách nhân viên tham gia khám
Doanh nghiệp cần lưu danh sách nhân viên tham gia khám

3. Chuẩn bị hồ sơ khám định kỳ đúng quy định

3.1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì

Doanh nghiệp cần lập danh sách nhân viên, phân nhóm theo bộ phận, ngành nghề và thời gian khám cụ thể. Đồng thời, chuẩn bị văn bản yêu cầu dịch vụ, hợp đồng khám và phiếu đăng ký khám sức khỏe tập thể. Mọi hồ sơ nên được gửi trước cho bệnh viện ít nhất 05 – 07 ngày để sắp xếp nhân lực và thiết bị phù hợp.

3.2. Nhân viên cần cung cấp gì

Nhân viên cần cung cấp bản sao CCCD/CMND, thẻ bảo hiểm y tế và 2 ảnh 4×6 để hoàn thiện hồ sơ khám. Ngoài ra, cần điền phiếu thông tin sức khỏe cá nhân và tiền sử bệnh lý nếu có, nhằm giúp bác sĩ chẩn đoán chính xác. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp tránh sai sót, đảm bảo hồ sơ được công nhận hợp lệ và kết quả được lưu trữ chính xác.

3.3. Bệnh viện chuẩn bị hồ sơ ra sao

Bệnh viện có trách nhiệm chuẩn bị mẫu phiếu khám, biểu mẫu xét nghiệm, tem nhãn hồ sơ và hệ thống lưu trữ điện tử. Đội ngũ y tế sẽ thiết lập mã số riêng cho từng nhân viên, giúp đồng bộ kết quả và quản lý theo tiêu chuẩn Bộ Y tế. Sau buổi khám, bệnh viện bàn giao bộ hồ sơ đầy đủ, có chữ ký bác sĩ, dấu xác nhận và báo cáo tổng hợp cho doanh nghiệp.

4. Thời hạn và giá trị của hồ sơ

4.1. Thời hạn sử dụng hồ sơ

Hồ sơ khám định kỳ thường có giá trị trong vòng 12 tháng kể từ ngày khám được ghi trên phiếu. Sau thời hạn này, doanh nghiệp cần tổ chức khám lại để cập nhật tình trạng sức khỏe mới nhất của nhân viên. Việc duy trì hồ sơ hợp lệ giúp đáp ứng quy định pháp luật và đảm bảo an toàn trong môi trường làm việc.

4.2. Quy định lưu trữ

Theo Thông tư 32/2023/TT-BYT, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập. Hồ sơ có thể được lưu dạng giấy hoặc điện tử, đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân và dễ dàng tra cứu khi cần. Đây là căn cứ để cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nghĩa vụ chăm sóc sức khỏe người lao động.

4.3. Ngành nghề đặc thù cần cập nhật thường xuyên

Một số lĩnh vực đặc thù như hóa chất, khai khoáng, xây dựng, sản xuất công nghiệp hoặc thực phẩm cần khám định kỳ thường xuyên hơn. Tần suất khám có thể 2 lần/năm hoặc theo quy định riêng của Bộ Y tế đối với từng loại hình lao động. Việc cập nhật hồ sơ thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm bệnh nghề nghiệp và hạn chế tai nạn lao động.

5. Lỗi thường gặp khiến hồ sơ không hợp lệ

5.1. Thiếu chữ ký hoặc con dấu

Một trong những lỗi phổ biến nhất là thiếu chữ ký bác sĩ hoặc con dấu xác nhận của cơ sở y tế. Hồ sơ không có đủ chữ ký hoặc đóng dấu hợp pháp sẽ không được chấp nhận trong thủ tục tuyển dụng hay kiểm tra định kỳ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng phiếu khám trước khi lưu trữ, tránh mất thời gian bổ sung sau này.

5.2. Thiếu hạng mục xét nghiệm

Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thiếu xét nghiệm cơ bản như máu, nước tiểu, X-quang hoặc siêu âm ổ bụng. Theo quy định, mỗi hồ sơ phải có đủ kết quả khám lâm sàng và cận lâm sàng theo danh mục Bộ Y tế ban hành. Doanh nghiệp nên rà soát danh mục khám trước khi ký hợp đồng để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

5.3. Thông tin cá nhân sai lệch

Một lỗi khác thường gặp là thông tin cá nhân không trùng khớp với giấy tờ tùy thân hoặc danh sách doanh nghiệp cung cấp. Những sai lệch như họ tên, ngày sinh, mã nhân viên hoặc đơn vị công tác đều có thể khiến hồ sơ bị vô hiệu. Nhân viên cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký xác nhận để tránh phải chỉnh sửa hoặc khám lại.

Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thiếu xét nghiệm cơ bản như máu, nước tiểu, X-quang hoặc siêu âm ổ bụng
Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thiếu xét nghiệm cơ bản như máu, nước tiểu, X-quang hoặc siêu âm ổ bụng

Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ là tài liệu quan trọng phản ánh trung thực tình trạng sức khỏe của người lao động qua từng giai đoạn. Việc lưu giữ và cập nhật định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện rủi ro bệnh nghề nghiệp, đồng thời đáp ứng đầy đủ quy định của Bộ Y tế. Tại Thu Cúc TCI, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi được hỗ trợ trọn gói từ khâu lập danh sách, tổ chức khám, đến bàn giao hồ sơ y tế theo quy chuẩn. Một hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, khoa học không chỉ giúp công tác quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn thể hiện sự quan tâm thực sự của doanh nghiệp tới sức khỏe người lao động – yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững.

Lưu ý, các thông tin trên chỉ dành cho mục đích tham khảo và tra cứu, không thay thế cho việc thăm khám, chẩn đoán hoặc điều trị y khoa. Người bệnh cần tuân theo hướng dẫn của bác sĩ, không tự ý thực hiện theo nội dung bài viết để đảm bảo an toàn cho sức khỏe. Liên hệ ngay: 0936388288 để được tư vấn chi tiết!

Bài viết liên quan
Lưu ý khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Lưu ý khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ sức khỏe người lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Vậy khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ, doanh nghiệp cần chú ý điều gì để vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo […]
1900558892
zaloChat